XXX公司 管 理 制 度
文
书
管
理
制
度
20xx年xx月xx日发布 20xx年xx月xx日试行
xxxx 综 合 管 理 部 发 布
目 答：为使文书管理制度化、规范化，以增进文书处理的品质及效率，特制定本制度。
范 围：本单位各部门与外界往来文书的收发均由综合管理部负责。
内 容
第1条 签收文件时，要确认收文单位或收件人姓名无误后再进行签收。
第2条 签收文件时要对文件的份数、标题等内容逐份清查核对，如发现有对应不上的地方，应及时报告主管领导。
第3条 签收文件应签写姓名并注明时间。
第4条 文件的登记编号：对收到的文件，要分类逐件在《收文登记簿》上详细登记。登记项目一般包括收到日期、顺序编号、来文单位、发文字号和文件标题。参加各种会议带回的文件、材料，在传达、汇报结束后应交综合管理部保管，个人不得存放。
第5条 内部制发文件流转，由各部门自行登记、收文、立卷、存档。
第6条 公司的文件由综合管理部负责起草和审核，由总经理签发。重要性文件报总裁办由总裁签发。
第7条 以各部门名义撰写的文件，由各部门自行登记、签发。
第8条 在公司日常经营管理中，有关图纸、审批工作、安排部署、传达上级指示等事项应按有关制度办理，经分管领导批准后，由主管业务部门书面或口头通知执行，一般不用公司文件的形式发布。
第9条 外来文件由综合管理部登记收文后，根据业务性质分送各有关部门处理。
第10条 内部制发文件流转时，由发文部门登记签发后，直接送收文部门登记签收。
第11条 各部门收到需参与会签的文件时，须本着本部门的职责及时认真处理并签署意见。
第12条 文件收文后，再依《收文处理单》内所指定的会签顺序，转送其他会签部门或某人，若某部门或某人为最后一个会签单位，则处理后将本文件转送综合管理部。
第13条 重要文件的审核、批示与执行涉及公司总体协调或应由总经理或总裁审核的文件，由综合管理部汇总签办意见，呈总经理或交其他授权者做最终的审核、批示，并下发相关部门予以执行。
第14条 经办理归档后的文件应立档管理。行政文件由综合管理部立档管理，业务文件由业务部门立档管理，次年移交综合管理部存档。
第15条 立档按年度、机构、问题分类立卷，卷中按规定编页码号，卷首有案卷目录。
第16条 文件档案用卷宗按规定装订保存。
第17条 借阅
（1）凡因工作需要借阅文件时，必须履行手续，一般文件经部门经理签字同意，重要文件经总经理同意方可借阅。
（2）文件借出室外需登记，借阅期间应保证文件的完整与安全，阅后在规定时间内归还。
（3）翻印（复印）如需复印文件，应经领导同意方可复印。
第18条 保管
（1）文件应妥善保管，防虫、防霉、防丢失，保证文件的安全。
（2）所有文件应有专柜存放，加锁，定期清理翻动、通风、防湿。
（3）机密文件按密级保管，不得随便放置于公共场所，不得私自摘录或对外泄露或涂改。
第19条 文件的销毁
文件的销毁应请示领导签字同意，并建账登记，经两人以上监督销毁，任何人不得私自销毁文件。
奖 惩 办 法
违反此制度情节较轻者处以50元/次的乐捐，情节较重者须承担由此造成的全部损失，且公司有权进行追偿。
第1条 罚款管理
所有因违规产生的扣款于综合管理部开具乐捐单从当月工资中扣除，或现金缴纳至财务部，统一由综合管理部管理，作为员工集体活动的补充费用。
第2条 监督执行
本制度的执行由综合管理部负责监督，对于违反本制度的行为，由综合管理部按照本制
度罚则规定提交财务部直接在每月工资中进行扣罚并影响个人绩效考核。
附 录
第1条、附 则
1、本制度最终解释权归公司综合管理部。
2、本制度为XXXX有限公司制度性文件，各部门员工必须执行。如需修改，必须由综合管理部审核、总经理批准、加盖公司公章后方可。
3、此管理办法自总经理核准之日起试行。未尽事宜、随时修订补充。
4、本制度自下发之日起开始实施。以前所有与本规定相冲突或违背本规定之处，一律按本规定执行。
第2条 发布意见
总经理审批：
确 认 书
本制度作为工作指南，让同事们了解公司文书管理当前确定的政策和方针。在您读完本制度内容后,阅读确认书并且在此确认书上签名。
我， 郑重声明：本人已经阅读并理解了本制度包括此确认书。本人确认将遵守本制度规定，如有违反，同意接受本制度规定之处罚。
签名：
